Een evenement organiseren naast je gewone werk lukt vaak net aan, tot de datum dichterbij komt. Dan stapelen de taken zich op: leveranciers bellen, vergunningen aanvragen, de agenda bewaken en ondertussen alle vragen beantwoorden. Een eventmanager die tijdelijk bij je op kantoor werkt, haalt die druk weg zonder dat je het stuur uit handen geeft.
In dit artikel leggen we uit wat zo’n eventmanager precies doet, welke voordelen het oplevert en bij welke projecten het de meeste waarde heeft.
Wat doet een inhouse eventmanager?
Een inhouse eventmanager werkt op vaste momenten bij jou op kantoor en wordt een verlengstuk van je team. Hij of zij neemt de coördinatie over, maar overlegt steeds met de mensen die er binnen je organisatie over gaan.
- Het opstellen van de planning en het draaiboek.
- Het aansturen van leveranciers, techniek en locatie.
- Het bewaken van het budget en de voortgang.
- Het regelen van veiligheid, vergunningen en verzekeringen.
Door de aanwezigheid op locatie zijn de lijnen kort en hoef je niet te wachten op een antwoord per e-mail.
Het werk begint met een goed gesprek over wat je organisatie nodig heeft. Wil je vooral ontzorgd worden, of juist iemand die meedenkt over de inhoud? Op basis daarvan wordt de rol ingevuld en vastgelegd welke taken waar liggen.
Een voorbeeld van een taakverdeling: jij bepaalt het doel en keurt de grote keuzes goed, de eventmanager regelt de uitvoering en rapporteert wekelijks over de voortgang.
Voordelen voor je organisatie
Je houdt grip op het project omdat je het proces van dichtbij ziet. Collega’s weten bij wie ze moeten zijn en besluiten worden sneller genomen. Daarnaast bouwt het team kennis op die je bij een volgend evenement kunt gebruiken.
Ook financieel pakt het vaak gunstig uit, omdat een ervaren organisator weet waar onnodige kosten zitten en welke afspraken met leveranciers loonend zijn.
Daarnaast is er maar één plek waar alle informatie samenkomt. Dat voorkomt dat afspraken verdwijnen in vergaderingen, e-mailketens of losse notities.
Wanneer is dit een slimme keuze?
Een inhouse eventmanager past bij evenementen waarbij veel afdelingen betrokken zijn, bij jubilea die maanden voorbereiding vragen en bij organisaties die geen eigen evenementenafdeling hebben. Ook als je al een draaiboek hebt, maar twijfelt of het strak genoeg is, kan een tweede paar ogen veel opleveren.
Overweeg een inhouse eventmanager ook als je merkt dat het evenement steeds naar achteren schuift op de lijst omdat het dagelijks werk voorgaat.
Wie dichtbij werkt, hoort sneller wat er speelt en kan eerder bijsturen.
Marked | events
Benieuwd of een inhouse eventmanager bij jouw project past? We bespreken het graag vrijblijvend.
Geef een reactie